CASE
De Wilde & Baele Gerechtsdeurwaarders
De Wilde & Baele Gerechtsdeurwaarder kan bogen op 40 jaar ervaring en is gevestigd in een prachtig gebouw aan de Gasmeterlaan in Gent. Een deel van het kantoor (zie foto) werd ooit als decor gebruikt in de film "De helaasheid der dingen" van Felix van Groeningen naar een boek van Dimitri Verhulst.

Het kantoor zorgt voor een correcte debiteurenopvolging (incasso) voor haar klanten en waakt aldus over hun rendabiliteit die vaak bedreigd wordt door slechte betalers. De eerste betrachting is steeds om de procedure maximaal minnelijk te regelen. Een brief of telefoontje van een gerechtsdeurwaarder geeft duidelijk de ernst van de situatie weer en is hierdoor vaak ook zeer doeltreffend. Als de zachte hand niet helpt, start het kantoor een juridisch traject en de gerechtelijke uitvoering tot de uiteindelijke betaling.

Om dit alles in goede banen te leiden is voortdurende innovatie een must. De Wilde & Baele investeerde fors in verregaande digitalisering. De best practices van commerciële ondernemingen op vlak van customer experience worden daarbij nauw opgevolgd. Dagelijks communiceren honderden mensen met het kantoor via e-mail, een zelf ontwikkelde WebApp, via Facebook Messenger, maar natuurlijk ook telefonisch.

Om de massa telefoongesprekken in goede banen te leiden koos De Wilde & Baele intussen zes jaar geleden al voor een oplossing op basis van Voxtron Communication Center (VCC).

Eind 2018 werd XQTING gevraagd om de VCC nog gebruiksvriendelijker te maken en die op een moderne manier via REST services te integreren met het dossierbeheersysteem Tagor3 van Organi.

Tegelijk en mede door deze nieuwe integratie werd de flow van scratch opnieuw gebouwd. Deze bevat een self service deel, waarbij het de bedoeling is dat de verweerders (de slechte betalers van de klanten) geheel automatisch een betaalplan kunnen afspreken. Dit gebeurt door ingave van het bedrag en de gewenste termijn (uiteraard binnen de limieten zoals voorgeschreven door het kantoor).

Wie er niet in slaagt een betaalplan te registreren, of wie belt met een andere vraag wordt snel doorgeschakeld naar de juiste medewerker. Die melden zich aan met de Voxtron Communication Center client voor één of meerdere queues. Mede op basis van skills worden de oproepen verdeeld over de beschikbare agenten.

De Wilde & Baele neemt heel vaak zelf het initiatief om debiteuren te contacteren. Elke week krijgen tweeduizend mensen een oproep van het kantoor. Dankzij de preview outbound campagnes van VCC verloopt dit zo efficiënt mogelijk. Geheel automatisch wordt de dagelijkse lijst met te contacteren verweerders verdeeld en aangeboden. Door eenvoudig te accepteren belt het systeem uit. Alle gesprekken worden opgenomen en tijdelijk bewaard voor controledoeleinden.

Onbetaalde facturen innen draait om zo vlot mogelijk te communiceren. Daarom hechten we veel belang aan de Customer Experience voor de klant van onze klant. XQTING is met Voxtron Communication Center er in geslaagd om onze telefonische dienstverlening verder te verbeteren.
Nicolas De Wilde, kandidaat-Gerechtsdeurwaarder